هيئات الإدارة المؤسساتية

 

هيئة الإدارة المؤسساتية

 

لقد تم القيام بتنظيم أساسات عمل هيئة الإدارة المؤسساتية كما هو مبين أدناه وبتاريخ ورقم قرار مجلس الإدارة.

 

 

6. الهدف

 

 

هدف هيئة الإدارة المؤسساتية المؤسسة بتاريخ ورقم قرار مجلس الإدارة والموجود ضمن بنية مجلس إدارة شركة إيماي للإنشاءات والتعهدات والصناعة والتجارة المساهمة:

 

القيام بتأمين التقيد بمبادئ الإدارة المؤسساتية للشركة,

 

 

القيام الى مجلس الإدارة بتكوين نظام شفاف بموضوع تثبيت, تقييم, تدريب ومكافأة المرشحين المناسبين للعمل في الشركة, وفي هذا الخصوص القيام بالأعمال بمواضيع تعيين السياسة والإستراتيجيات,

 

 

 

 

دعم ومساندة مجلس الإدارة للقيام بالأعمال بمواضيع الكشف والإفصاح للرأي العام,

 

 

القيام بتقديم الإقتراحات الى مجلس الإدارة بمواضيع تشغيل تطبيقات الإدارة التي تزيد من آداء الشركة, وتصفح النظام والفترات المكونة من طرف الشركة أو التي سوف تكونها الشركة وبمواضيع التقيم.

 

 

 

 

3. التخويل والنطاق

 

 

لقد تم القيام بتخويل وتفويض هيئة الإدارة المؤسساتية المختارة والمخولة من طرف مجلس الإدارة بمواضيع الحصول على الاستشارات القانونية والاحترافية من الخارج عند الحاجة لذلك والحصول على المعلومات بدعوة عاملين الشركة أو الأشخاص المعنين بالشركة بما فيهم الاشتراكات وممثلين المؤسسات والمراقبين الداخليين والخارجيين والأشخاص المختصين بمواضيعهم الى الإجتماعات.

 

 

 

 

تتحرك الهيئة ضمن صلاحياتها ومسؤولياتها, كما تقدم التوصيات الى مجلس الإدارة:

ولكن تكون صلاحيات القرارات النهائية عائدة دائما الى مجلس الإدارة.

 

 

4. بنية الهيئة

 

يتم القيام بتكوين الهيئة بشكل موافق للنظام الاساسي للشركة.

 

 

يتم القيام باختيار وانتخاب رئيس الهيئة من بين أعضاء مجلس الإدارة.

 

 

 

تتألف الهيئة من عضوين اثنين على الأقل يتم اختياريهم من ضمن الأعضاء أعضاء مجلس الإدارة أو يتم اختيارهم من الأشخاص الثالثين المختصين بالموضوع ويكونوا من خارج ‘أعضاء مجلس الإدارة عند اللزوم والحاجة لذلك ويتم اختيارهم من طرف مجلس الإدارة. يتم القيام باختيار أعضاء الهيئة من بين الأشخاص الغير مكلفين بالتسير ومن ضمن الإمكانيات.

 

6. باستطاعة الهيئة الحصول على مهام أشخاص مختصين في مجالات المحاسبة, التمويل, القانون, الإدارة, الخ من المجالات.

 

 

ii) من الممكن الحصول على وجهات نظر من مختصين مستقلين ومن الممكن إيجاد مكان للأشخاص المختصين لهم في الهيئة ليتم دفع أجورهم من طرف الشركة وذلك أثناء تسير نشاطات هيئة الإدارة المؤسساتية.

 

iii) لا يمكن اختيار الأشخاص الذين قاموا سابقا بالأعمال الإستشارية للشركة على شكل عضو بهيئة الإدارة المؤسساتية.

 

 

iv) ليس بإمكان المدير العام للشركة أن يكون ضمن هيئة الإدارة المؤسساتية.

 

 

5. الإجتماع وتوثيق التقرير

 

عموما تجتمع الهيئة ثلاث مرات سنويا, وفي الأحوال التي تستوجب الإجتماع دون انتظار هذه المدة وذلك بمركز الشركة عبر اشتراك كامل الأعضاء بالدعوة الموجهة من سكرتير رئيس الهيئة, ويتم اتخاذ القرارات بمجمل الأصوات. باستطاعة الرئيس عمل تغيرات في يوم, ساعة ومكان الإجتماع شريطة إعلام الهيئة بذلك مسبقا.

 

 

 

يتم القيام بتوثيق القرارات الصادرة في الإجتماع, والتوقيع عليها من طرف أعضاء الهيئة ومن ثم الحفاظ عليها.

 

 

تقوم الهيئة بإعداد تقرير عن ما تم تثبيته من طرفها فيما يتعلق بمجال المهام والصلاحيات وإعداد المقترحات لتقدمه الى مجلس الإدارة.

 

 

تقوم الأمانة بمهامها بهدف تدوين محاضر اجتماع هيئة الإدارة المؤسساتية, وتوثيقهم بالأرشيف وتأمين إحاطة أعضاء الهيئة بالمعلومات.

 

 

6. المهام والصلاحيات

 

6. التقيد بمبادئ الإدارة المؤسساتية

 

 

تؤمن الهيئة تكوين مهام وفوائد مبادئ الإدارة المؤسساتية في بنية الشركة واعتمادها. كما تقوم الهيئة بأعمال التقيم فيما اذا تم تركيز موضع "ثقافة الإدارة المؤسساتية" في الشركة بشكل فعال ومنتج.

 

 

 

تقوم الهيئة بالعمل المنسق مع الإدارة المؤسساتية ومع تنسيقية المنظومة الداخلية.

 

كما من صلاحيات الهيئة هي تكوين وتسير سياية الإحاطة بمعلومات الشركة.

 

تقوم بتقيم الإدارة المؤسساتية السنوية لمجلس الإدارة وتقديمها للمصادقة عليها من طرف مجلس الإدارة.

 

 

 

تقوم الهيئة بتقديم الإقتراحات الى مجلس الإدارة بمواضيع تشغيل البنية التحتية وبشكل صحيح والموجه الى تطبيقات الإدارة التي تهدف الى زيادة آداء الشركة, وفهمها من طرف العاملين, اعتمادها ومساندتها من طرف الإدارة.

 

 

تقوم الهيئة بالتأكد من تطبيق أو عدم تطبيق مبادئ الإدارة المؤسساتية, أما اذا كان التطبيق لمبادئ الإدارة المؤسساتية لا يتم القيام به عندئذ تقوم الهيئة بتقيم وتثبيت المبررات وتضارب المصالح الناتجة عن عدم التقيد بشكل كامل لهذه المبادئ. ثم تقوم الهيئة بتقديم مقترحات تحسين التطبيقات لمجلس الإدارة.

 

 

 

تقوم الهيئة بإجراء النشاطات الأخرى القابلة للتقيم ضمن نطاق الإدارة المؤسساتية والمطلوبة من طرف مجلس الإدارة.

 

 

b. رقابة إدارية

 

 

تقوم الهيئة بالحصول على وجهات نظام الإدارة والأطراف المعنية بحق التخطيطات بموضوع تثبيت الأماكن القابلة لتكوين مخاطر إدارية وبموضوع إزالة هذه النواقص والعقبات.

 

 

تقوم الهيئة بتدقيق الشكاوي الهامة الواصلة الى الإدارة مع الشراكة المعنية: وتؤمن الوصول الى النتيجة, كما القيام بتأمين إيصالها الى الإدارة ضمن إطار مبدأ السرية لتبليغات العاملين في هذا الموضوع.

 

 

 

c. الإيضاحات المنفذة للرأي العام

 

تقوم بمراقبة الخصائص المتعلقة بالكشف للراي العام.

 

تقوم الهيئة بإلقاء النظر على صفحة الويب وتقرير النشاطات الذي سوف يتم الكشف عنه الى الرأي العام والتأكد من صحة وكمية المعلومات الموجودة هنا.

 

 

 

d. التقيد بالتنظيمات الداخلية

 

تؤمن الهيئة تدوين وكتابة التنظيمات الداخلية وإيصالها الى كافة العاملين.

 

تقوم بتكوين القواعد الأخلاقية للشركة .

 

تقوم الهيئة بتقيم إيصال أو عدم إيصال التنظيمات الداخلية وأشكال السلوكيات المقبولة (القواعد الأخلاقية) الى العاملين عن طريق الإتصالات المناسبة من طرف إدارة الشركة.

 

 

تقوم الهيئة بتقيم الأعمال المنفذة من طرف إدارة الشركة بخصوص متابعة التقيد بالتنظيمات الداخلية.

 

 

تقوم الهيئة بمراقبة التنظيمات الداخلية التي تمنع من حدوث تضارب بالمصالح ما بين أعضاء مجلس الإدارة, الإدرايين والعاملين الأخرين, وأيضا التي تمنع من الاستخدام السيء للمعلومات التي تتسم بالسر التجاري.

 

 

e. مسؤوليات توثيق التقارير

 

تؤمن الهيئة إحاطة مجلس الإدارة بمعلومات المواضيع الداخلة بمجال الصلاحية والمسؤوليات.

 

تقوم الهيئة بتدوين كافة الأعمال التي تقوم بها وم ثم تسجيلها وعمل قيد لها.

 

تقوم الهيئة بعمل تقرير عن الأعمال والمقترحات وتقديمه الى مجلس الإدارة.

 

f. مسؤوليات متفرقة

 

تقوم الهيئة بمتابعة التطورات الموجودة بموضوع الإدارة المؤسساتية, وعمل البحث والدراسات لتأثيرها الموجود على إدارة الشركة.

 

 

 

تقوم الهيئة بإجراء النشاطات الأخرى القابلة للتقيم ضمن نطاق الإدارة المؤسساتية المطلوبة من طرف مجلس الإدارة.

 

 

باستطاعة الهيئة إعطاء التعليمات للبدء بالتدقيقات الخاصة اذا استوجب ذلك, كما بامكانها تعين أشخاص مختصين على شكل استشارين في هذا الموضوع لمساعدتها في هذه التدقيقات والدراسات.

 

 

تقوم الهيئة وبشكل منتظم بمراقبة آدائها.

 

 

7. النفاذية

 

تدخل مهام وأساسات الهيئة والتغيرات الموجودة هنا حيز السريان بقرار مجلس الإدارة.

 

هيئة الرقابة

 

6. التعريف والهدف

 

 

بتاريخ ورقم قرار مجلس الإدارة وضمن بنية مجلس إدارة شركة إيماي للإنشاءات والتعهدات والصناعة والتجارة المساهم تم القيام بتأسيس هيئة مسؤولة عن الرقابة للقيام بمهام تأمين اجراء المهام والصلاحيات التمويلية والعملية لمجلس الإدارة بالشكل الصحيح.

 

 

 

سوف تقوم الهيئة وبشكل مرتبط بمجلس الإدارة بمهامها بهدف تأمين رقابة نظام المحاسبة والمعلومات التمويلية للشركة مع مراقبة العمل الإيضاحي للرأي العام وعملية تشغيل وتفعيل نظام المراقبة والمعاينة.

 

 

 

2. التخويل, النطاق والمسؤوليات

 

تقوم الهيئة المسؤولة عن الرقابة بمراقبة أعمال كل أنواع الرقابة بالشكل الكافي والشفاف.

 

 

تقوم الهيئة المسؤولة عن الرقابة وبشكل دوري بتفتيش ومراقبة الجداول المالية والملاحظات التحتية للتأكد من توافقها مع اللوائح والتنظيماات ومعاير المحاسبة الدولية, كما تحصل على وجهات نظر مؤسسة رقابة مستقلة وتبلغ مجلس الإدارة بذلك بشكل مكتوب وخطي.

 

 

سوف تؤثر وبمقياس هام على إعداد الجداول المالية للشركة: وتقوم بتقديم التقارير الى مجلس الإدارة عن التغيرات الحاصلة في سياسات المحاسبة, وفي نظام الرقابة والحاصلة أيضا في التنظيمات واللوائح.

 

 

 

تقوم الهيئة بتصفح اللمعاملات المتروكة للقرار وتقيم مجلس إدارة الشركة في نقلها الى قيود وسجلات المحاسبة مثل زيادة قيم الموجودات والموارد, الضمان والكفالات واجراء المسؤوليات الإجتماعية, الإلتزامات الأخرى والحوادث والأعمال المرتبطة بها.

 

 

 

 

تقوم الهيئة المسؤولة عن الرقابة بمراقبة نظام محاسبة الشركة, الكشف عن المعلومات التمويلية للرأي العام وعملية تشغيل وتفعيل الرقابة والتفتيش.

 

تقوم الهيئة بتدقيق استقلالية وصلاحيات مؤسسة الرقابة وعامليها المستقلين وتقوم بتقديم هذه المعلومات على شكل تقرير الى مجلس الإدارة.

 

تقوم الهيئة بمراقبة اختيار مؤسسة الرقابة المستقلة, والبدء بفترة الرقابة المستقلة بإعداد وتحضير عقود الرقابة والتفتيش, وأيضا مراقبة أعمال مؤسسة الرقابة المستقلة في كل المراحل.

 

 

 

تقوم الهيئة بالتدقيق الشكاوي الواصلة الى الشراكة فيما يتعلق بالمحاسبة والرقابة, والوصول الى النتيجة مع التدقيق والدراسات ضمن إطار مبدأ السرية لتبليغات عاملين الشركة في هذا الموضوع.

 

 

 

تتحرك الهيئات ضمن إطار صلاحياتها ومسؤولياتها, وتقوم بتقديم التوصيات الى مجلس الإدارة, ولكن القرار النهائي يصدر من طرف مجلس الإدارة.

 

 

3. مكونات الهيئة

 

تتكون الهيئة من عضوين اثنين على الأقل. عند الحاجة والطلب من الممكن تكليف أشخاص مختصين بالموضوع الى الهيئة من خارج أعضاء مجلس الإدارة.

 

 

4. الإجتماعات

 

تجتمع الهيئة المسؤولة عن الرقابة مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة اشهر وتقوم بتقديم نتائج الإجتماع وتوصياته الى مجلس الإدارة.

 

 

عند الضرورة تشترك مؤسسة الرقابة المستقلة الى اجتماعات التقيم المتعلقة بالجداول المالية المنفذة من طرف الهيئة المسؤولة عن الرقابة, وتقوم المؤسسة المستقلة هذه بإعطاء المعلومات بحق العمل.

 

 

تقوم الهيئة المسؤولة عن الرقابة بالإجتماع اذا تطلب ذلك مع مراقبين مستقلين من خارج وحدات الإدارة ومناقشتهم في الرقابة الداخلية, الجداول التمويلية والمالية و بشكل خاص على مواد جدول الأعمال الذي يجب مناقشته والبحث به.

 

 

 

قدر الإمكان يكون توقيت اجتماعات الهيئة متوافق مع توقيت اجتماعات مجلس الإدارة.

 

 

تقوم الهيئة بتبليغ مجلس الإدارة عن المواضيع الداخلة بمجال الصلاحية والمسؤوليات.

يتم القيام بجلب والحفاظ على القرارات الصادرة في اجتماعات الهيئة بشكل مكتوب ومدون.

يتم إجراء معاملات أمانة الهيئة من طرف أمانة مجلس الإدارة.

 

 

 

 

5. التوافق والملائمة مع القوانين والأنظمة

 

متابعة نشاطات الشركة والتأكد فيما اذا كانت هذه النشاطات يتم تسيرها بشكل موافق للوائح والقوانين والتنظيمات الداخلية للشركة. كما تقوم بتحديد القواعد التي سوف يتم تطبيقها في حال الحركة المخالفة لهذه التنظيمات.

 

6. النفاذية

 

لقد دخلت أساسات عمل الهيئة المسؤولة عن الرقابة حيز السريان بتاريخ ورقم قرار مجلس الإدارة.

 

 

. هيئة التثبيت المبكر للمخاطر

 

 

 

6. الهجف

 

إن هدف الهيئة القائمة بالمهام بشكل مرتبط بمجلس الإدارة هو متابعة ومراقبة الاستراتيجيات, والعمل التمويلي والعملي القادرة بالتأثير على نشاطات الشركة, والقيام بتحديد وتعين المخاطر والفرص, والقيام بتعريفها, وحساب التأثيرات والإحتمالات: وأيضا القيام وبشكل متوازي بلمحة الشركة وتسير وإدارة هذه المخاطر التي ممكن التعرض لها والفرص القابلة للاستفادة منها, وثم القيام بتوثيق تلك الحالات على شكل تقرير وتقديم الإقتراحات والتوصيات الى مجلس الإدارة في المواضيع التي يجب إيلاء الإنتباه لها بألية عمل وإصدار القرارات.

 

 

 

2. التخويل والنطاق

 

هيئة التثبيت المبكر للمخاطر:

 

للوصول الى أهداف الشركة يتم القيام بتكوين أنظمة رقابة داخلية بهدف الاستكمال والتقيم والمتابعة والإدارة  وفق التأثيرات والإحتمالات ضمن نطاق منهجية إدارة المخاطر المؤسساتية لعناصر الخطر والفرص الاقبلة على تأثير وصول الشركة الى أهدافها.

 

 

 

 

عمل تكامل لإدارة المخاطر وأنظمة المراقبة الداخلية الى البنية المؤسساتية للشركة ومتابعة تأثيراتها,

 

 

التدقيق بالمراقبة المناسبة لعناصر المخاطر والفرص من طرف إدارة المخاطر وأنظمة الرقابة الداخلية للشركة, والقيام بقياسها, توثيقها بالتقارير واستخدامها في آلية اصدار القرار,

 

 

لقد تم القيام بتكوينها على أساس العمل بمواضيعها. وتقوم الهيئة بالحركة ضمن إطار تخويلها ومسؤولياتها, كما تقوم بتقديم التوصيات الى مجلس الإدارة, وتكون صلاحية القرار النهائي دائما عائد لمجلس الإدارة.

 

 

 

3. بنية الهيئة

 

يتم اختيار رئيس الهيئة من بين أعضاء مجلس الإدارة المستقلين.

 

 

من الممكن تكليف أشخاص يتمتعون بالخبرة في مجالات المحاسبة, التمويل, الرقابة, القانون والإدارة وما شابه ذلك ليأخذوا مكانهم في الهيئة.

 

 

تتألف الهيئة من عضوين اثنين على الأقل يتم اختياريهم من أعضاء مجلس الإدارة و يتم اختيارهم من الأشخاص الثالثين المختصين بالموضوع ويكونوا من خارج ‘أعضاء مجلس الإدارة عند اللزوم والحاجة لذلك. عند الضرورة من الممكن تكليف أشخاص مختصين بموضوعهم لا يكونوا من ضمن أعضاء مجلس الإدارة ليأخذو موقعهم في الهيئة.

 

 

4. الإجتماع وتوثيق التقرير

 

تجتمع هيئة التثبيت المبكر للمخاطر 3 مرات على الأقل في السنة وبحضور عضوين اثنين على الأقل, ويتم اصدار القرار بمجمل أصوات الحاضرين. يتم القيام بتوثيق القرارات الصادرة في الإجتماعات والتوقيع عليها من طرف أعضاء الهيئة ومن ثم الجحفاظ عليها في الأرشيف.

 

تقوم الهيئة بتقديم القرارات التي اتخذتها الى مجلس الإدارة.

 

 

تقوم بمراجعة أنظمة إدارة المخاطر مرة واحدة على الأقل في السنة.

 

 

 

تقوم الهيئة بإبلاغ مجلس الإدارة عن المواضيع الداخلة بمجال التخويل والمسؤوليات.

 

5. المهام والمسؤوليات

 

القيام بالأعمال التي تهدف الى التشخيص المبكر للمخاطر المحدقة  بموجودية وتطور واستمرار الشركة, والقيام بتطبيق التدابير والإجراءات الضرورية المتعلقة بالمخاطر المثبتة وإدارة هذه المخاطر.

 

 

القيام بتحديد وتعين الفرص القابلة لزيادة التأثير على أرباح وعمليات الشركة, وتأمين القيام بالأعمال الضرورية فيما يتعلق بالفرص التي تم تثبيتها, وتوثيق ذلك على شكل تقارير يتم تقديمها الى مجلس الإدارة بالوقت المناسب,

 

 

 

القيام بتحديد أصول التطبيق وسياسات إدارة المخاطر وتأمين تطبيقها والتقيد بها على ضوء وجهات نظر مجلس الإدارة وبالأخذ بعين الإعتبار أساسات استراتيجية إدارة المخاطر.

 

 

في فترة إدارة المخاطر يتم الاشتراك بفترة تصميم موديلات مقياس المخاطر بالواسطة الأساسية, واختيارها ووضعها بحيز التطبيق واعطاء الإعتماد الأولي في ذلك, والقيام بمراجعة هذه الموديلات بشكل منتظم, كما القيام بعمل التغيرات الضرورية عبر تحقيق تحليل السيناريو,

 

 

طلب المعلومات, وجهات النظر والتقارير من الوحدات المعنية عند الحاجة لذلك لتأمين القيام بوظيفة متابعة المخاطرر بالشكل الفعال والمؤثر,

 

 

القيام بمراجعة المخاطر الموضحة في الجداول المالية والتمويلية وفي تقارير النشاطات السنوية المعدة بشكل موافق لمعاير توثيق التقارير التمويلية والمقبولة من طرف مجلس سوق راس مال الشركة.

 

  

6. النفاذية

تدخل مهام وأساسات عمل الهيئة والتغيرات الموجودة هنا بقرار من مجلس الإدارة.